企業の代表アドレスや問い合わせ用のアドレス宛てのメールへの対応業務を個人向けの通常使用しているメールソフトを使って共有、管理対応している場合、多くの問題が生じます。 まず、誰がその問い合わせメールに対応するのかが不明瞭であること、また、その問い合わせがすでに対応済みなのか把握しづらく重複した対応をしてしまう危険もあります。なにより、貴重な情報資産である問い合わせ対応した内容を蓄積して 今後のサービス運営に利用することができなくなってしまいます。問い合わせメール管理システムを導入することによりこれらの問題を解決し、問い合わせメールへの対応業務を飛躍的に改善することができます。 ディアイピィではオープンソース問い合わせ管理システムosTicketを使った、低コストでありながら、費用対効果の高い問い合わせ管理システムの構築、運用をご提案致します。
問い合わせ管理システム導入のメリット
問い合わせメールを共有管理
問い合わせメールを一元管理することで個人情報の漏洩を予防することができます。
進捗状況を管理
問い合わせに対する対応状況を把握できるため、重複した対応や対応漏れを防止することができます。
担当者の割り振り、権限設定
問い合わせごとの担当者を割り振ることができ、担当者を指定することにより、対応漏れを防止することができます。
対応履歴の確認
対応スタッフが途中で引き継がれる場合も対応履歴を確認することによりこれまでの対応内容を踏まえた対応を行うことが可能です。また、以前の対応内容を参照することにより同様の問い合わせがあった場合、対応品質を維持することができます。
osTicketを使った問い合わせ管理システム構築のメリット
現在統合型のCRMシステム等に問い合わせ管理機能がついているものもありますが、簡易的な機能のものにとどまっています。osTicketは問い合わせ対応に特化したCRMシステムのため 導入することによって問い合わせの集約管理を徹底でき、顧客への対応力を強化し、よりスムーズで高品質な対応を可能にします。 また、osTicketはオープンソースであることからコストを抑え、必要に応じたカスタマイズも行うことが可能です。
